Privacy e rinvii
Roma, 5 gennaio 2006
La Finanziaria 2006 recentemente approvata ha prorogato ancora una volta l’obbligo di predisposizione del Documento Programmatico sulla Sicurezza (Dps). Attualmente il termine ultimo è divenuto il 31 marzo 2006.
Tale documento era già stato previsto dalla vecchia normativa sulla privacy, ma l’attuale Codice (D.Lgs. 196/2003) ne ha esteso la portata ed integrato i contenuti, prevedendo altresì che esso debba essere periodicamente aggiornato entro la fine del mese di marzo di ciascun anno.
Tale obbligo interessa tutti coloro – imprenditori ed enti di qualunque specie – che si servono di strumenti elettronici per il trattamento dei dati sensibili.
Le principali misure minime che dovrebbero essere già state adottate da tempo per la protezione dei normali dati trattati con strumenti elettronici sono:
password personalizzate per i computers;
sistemi di custodia e di inaccessibilità del PC a terzi non impossesso della password;
antivirus da aggiornare con cadenza almeno semestrale;
aggiornamento periodico dei programmi del PC con cadenza almeno annuale;
salvataggio dei dati con frequenza almeno settimanale.
Come già ricordato nel mio precedente studio diffuso dalla Federdoc nel novembre 2004, gli unici dati sensibili normalmente trattati dal consorzio non possono che riferirsi ai propri dipendenti, ma l’obbligo di stesura del citato Dps si pone solo nel caso tali dati vengano direttamente trattati dal consorzio stesso con propri computers. Normalmente la gestione del personale viene affidata a consulenti esterni e il consorzio si limita a trasferire i documenti dai/ai propri dipendenti ai consulenti.
In tal caso il consorzio deve farsi rilasciare apposita dichiarazione dal consulente che il suo sistema operativo è a norma con le misure di sicurezza previste dal Codice e che pertanto i dati forniti verranno trattati in maniera corretta. In capo al consorzio permane naturalmente l’obbligo di custodia e segretezza di tali documenti, ma non quello di compilazione del Dps.
Invito inoltre a rileggere l’interessante studio dell’avv.to F. Albisinni diffuso in materia dalla Federdoc il 4.8.2005.
Documento a cura dello Studio Ottonelli.